Um die Qualität von Produktinformationen zu sichern, nutzen 66 % der Unternehmen1 eine PIM-Software (Product Information Management).
Der Erwerb und die Inbetriebnahme einer PIM-Lösung stellen für ein Unternehmen, wie bei allen anderen Softwares auch, eine finanzielle und menschliche Investition dar. Man muss Zeit für die Wahl seines zukünftigen PIM-Lösungsanbieters aufwenden und eine Ausschreibung durchführen. Im Rahmen dieses Ausschreibungsverfahrens werden verschiedene Anbieter gegenübergestellt. Das Unternehmen erhält so einen Überblick und kann das Angebot auswählen, das am ehesten seinen Anforderungen entspricht.
Für die Durchführung einer Ausschreibung gibt es eine stimmige und strukturierte Methode, die sich aus vier Schritten zusammensetzt: globale Marktanalyse, Zusammenstellung von Unterlagen, Einreichung der Unterlagen an eine erste Anbieterliste, Empfang der vervollständigten Unterlagen, Termin mit den Anbietern, Ausarbeitung einer eingeschränkten Liste, Auswahl des Anbieters und vertragliche Festlegung.
Entdecken Sie die erforderlichen Schritte für eine erfolgreiche PIM-Ausschreibung.
Schritt Nr. 1: Globale Marktanalyse
Mit dem Start des Projekts sollte ein Unternehmen einen Verantwortlichen ernennen, der sich um die Leitung der Ausschreibung kümmert und ein fachübergreifendes Projektteam mit verschiedenen Abteilungen aufstellen (Marketing, Vertrieb, IT, Einkauf...). Seine Beteiligung in allen Phasen des Projekts garantiert seinen Erfolg und eine bessere Annahme der Veränderung durch die Mitarbeiter des Unternehmens.
Wenn die Rollen definiert sind, sollte das Unternehmen allgemeine Informationen über den PIM-Markt sammeln und seine wichtigsten Teilnehmer sowie ihre Position identifizieren. Diese findet es in verschiedenen Ressourcen in Internet: Blogartikel, Whitepaper, Kundenfälle...
Diese Analyse ist der erste Schritt in einer Ausschreibung. Das Unternehmen erhält einen genaueren Überblick des Marktes und nimmt verschiedene vorgeschlagene Softwares zur Kenntnis.
Zu diesem Zeitpunkt kann das Unternehmen einige potentielle Partner kontaktieren. Bei diesem ersten Austausch erhält das Unternehmen die Möglichkeit, seine Anforderungen zu erläutern und eine Idee bezüglich Kosten und technischer Beschränkungen im Rahmen des PIM-Projekts zu bekommen.
Schritt Nr. 2: Zusammenstellung der Unterlagen
Für eine PIM-Ausschreibung müssen bestimmte Unterlagen klar und strukturiert zusammengestellt werden: kurze Präsentation des Unternehmens, Zusammenfassung seiner Motivationen, funktionsbeschreibendes und technisches Lastenheft, wichtigste, voraussichtliche Termine (Datum der Einreichung der Ausschreibung, Datum der Entscheidungsfindung, Datum des Projektstarts...), Tabelle mit allen vom Anbieter zu erfüllenden Anforderungen...
Vollständige Unterlagen sind sehr wichtig und ermöglichen den Anbietern, die Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens bezüglich der Software besser zu verstehen, insbesondere bezüglich der funktionalen Abdeckung.
Schritt Nr. 3: Versand der Unterlagen an eine erste Anbieterliste
Wenn die Unterlagen fertig sind, müssen sie an eine Liste mit potentiellen Anbietern (zwischen 5 und 10 maximal) gesendet werden. Jeder Anbieter sollte die Unterlagen analysieren, jedes Feld in der Ausschreibungstabelle ausfüllen und dem Unternehmen sehr präzise Informationen zu seinem Angebot liefern.
Schritt Nr. 4: Empfang der ausgefüllten Unterlagen
Nach Empfang der ausgefüllten Unterlagen sollte das Unternehmen diese aufmerksam analysieren und jedes empfangene Angebot vergleichen. Für einen effizienten Vergleich sollte unbedingt das gesamte Projektteam bei der Benotung zu Rate gezogen werden. Jedes Teammitglied kann zum Beispiel eine Note für jedes definierte Kriterium geben und dann einen Durchschnitt errechnen. Mit dieser Bewertung kann das Unternehmen die Anbieter benoten, einstufen und die besten auswählen.
Schritt Nr. 5: Treffen mit den Anbietern
Die ausgewählten Anbieter werden eingeladen, eine allgemeine Präsentation ihrer Lösung zu halten. Bei dieser Vorführung kann sich das Unternehmen über die Funktionen der angebotenen PIM-Lösung informieren und seine Fragen stellen. Es kann sich bei dieser ersten Präsentation auch vergewissern, dass die Anbieter die Problematik richtig verstanden haben und die Qualität des Austauschs mit ihnen einschätzen.
Schritt Nr. 6: Ausarbeitung einer eingeschränkten Liste
Nach diesem Austausch sollte das Unternehmen eine eingeschränkte Liste („Short List“) mit den 2 oder 3 interessantesten Anbietern für einen detaillierteren Austausch erstellen.
Eine personalisierte Vorführung mit einem von dem Unternehmen bereitgestellten Testdatensatz mit einer Reihe gewünschter Aktionen ist zu diesem Zeitpunkt unumgänglich (z. B.: Nutzung durch Profile mit Rechten, personalisierter Excel-Export, Änderungen pro Preisgruppe...). Eine solche Vorführung kommt einem POC (Proof Of Concept) gleich. Durch das Auferlegen derselben Zwänge bei jeder PIM-Lösung fällt der Vergleich viel einfacher und objektiver aus.
Im Rahmen einer PIM-Ausschreibung sollte das Unternehmen die Anbieter unbedingt auffordern, einen POC zu präsentieren. Die Umsetzung eines PIM geht mit einer großen Auswirkung auf das Unternehmen, seine Produktion und seine Teams einher: neue Arbeitsmethoden, neue Software, neue Prozesse... Die Wahl eines PIM sollte professionell und durchdacht sein.
In dieser Phase des Projekts werden auch die technischen, funktionalen, finanziellen und vertraglichen Aspekte aller in der Short List ausgewählten Angebote präsentiert.
Schritt Nr. 7: Auswahl des Anbieters und vertragliche Festlegung
Basierend auf allen diesen Elementen (Marktanalyse, Analyse der Unterlagen, Austausch...) sollte das Unternehmen in der Lage sein, einen Anbieter zu wählen. Es sollte auch diejenigen, die nicht ausgewählt wurden, über seine endgültige Entscheidung und die Beweggründe informieren.
Die Phase der vertraglichen Festlegung hat zum Ziel, die vertragliche Dokumentation mit allen Elementen, die in der vorangegangenen Phase verhandelt wurden, zum Abschluss zu bringen und zu unterzeichnen.
Die Wahl eines qualifizierten und zuverlässigen Partners ist wesentlich für die erfolgreiche Umsetzung eines PIM-Projekts. Dafür müssen alle Unterlagen zusammengestellt werden, die in einer klaren und strukturierten Ausschreibungstabelle aufgelistet sind. Diese Tabelle hebt die relevanten Kriterien hervor, um verschiedene PIM-Lösungen untereinander vergleichen zu können.
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Ventana Research. Building a Business Case for PIM. ventanaresearch.com.