Réaliser un appel d'offres PIM : les étapes à suivre

Pour pouvoir garantir la qualité de l'information produit, 66% des entreprises¹ utilisent un logiciel de PIM (Product Information Management).

Lorsqu'une entreprise souhaite s'équiper d'une solution de gestion de l'information produit, cela représente, comme pour tout logiciel, un investissement financier et humain pour assurer sa mise en œuvre. Elle doit consacrer du temps au choix de son futur partenaire solution PIM et réaliser un appel d'offres. Cette procédure lui permet de mettre en concurrence différents prestataires pour choisir l'offre la plus en adéquation avec ses besoins.

Pour réaliser un appel d'offres, il faut suivre une méthode cohérente et structurée qui se décompose en différentes étapes : analyse globale du marché, constitution d'un dossier de consultation, soumission du dossier à une première liste de prestataires, réception des dossiers complétés, rencontre avec les prestataires, élaboration d'une liste restreinte, choix du prestataire et contractualisation.

Découvrez les étapes à suivre pour réussir votre appel d'offres PIM.

Étape n°1 : Analyse globale du marché

Dès le début du projet, une entreprise doit désigner un responsable en charge de la conduite de l'appel d'offres et constituer une équipe projet pluridisciplinaire avec différents services (marketing, commercial, IT, achats…). Son implication dans toutes les étapes du projet permet de garantir son succès et une meilleure acceptation du changement par l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise.

Une fois les rôles définis, l'entreprise doit recueillir des informations générales sur le marché du PIM et identifier ses principaux intervenants et leur positionnement. Pour s'informer sur eux, elle peut notamment consulter différentes ressources sur leur site Internet : articles de blog, livres blancs, cas clients…

Cette analyse constitue la première étape de l'appel d'offres. Elle permet à l'entreprise de se faire une idée plus précise du marché et de prendre connaissance des différents logiciels proposés.

A ce stade de la procédure, l'entreprise peut contacter quelques partenaires potentiels. Ces premiers échanges lui permettent de clarifier ses besoins auprès d'eux et d'obtenir un ordre de grandeur des coûts et contraintes techniques de son projet PIM.

Étape n°2 : Constitution du dossier de consultation

Pour réaliser un appel d'offres PIM, il faut constituer un dossier de consultation. Il doit être clair et structuré : présentation succincte de l'entreprise, synthèse de ses motivations, cahier des charges fonctionnel et technique, principales échéances prévisionnelles (date de remise de l'offre, date de prise de décision, date de démarrage du projet…), tableau de l'ensemble des besoins à remplir par le prestataire…

Un dossier complet est très important et permet aux prestataires une bonne compréhension des besoins de l'entreprise et de ses attentes sur le logiciel, notamment en matière de couverture fonctionnelle.

Étape n°3: Soumission du dossier à une première liste de prestataires

Une fois le dossier de consultation rédigé, il faut le transmettre à une liste de prestatairess potentiels (entre 5 et 10 maximum). Chaque prestataire doit analyser le dossier, compléter chaque champ du tableau d'appel d'offres pour fournir à l'entreprise les informations très précises sur son offre.

Étape n°4 : Réception des dossiers complétés

Une fois que l'entreprise réceptionne les dossiers complétés, elle doit les étudier attentivement et comparer chaque offre reçue. Pour mener une telle comparaison, il est capital d'impliquer toute l'équipe projet dans le processus de notation. Par exemple, chaque membre de l'équipe peut donner une note pour chaque critère définis dans le but d'en extraire une moyenne. Cette évaluation permet à l'entreprise d'attribuer des notes aux prestataires, les classer et sélectionner les meilleurs.

Étape n°5 : Rencontre avec les prestataires

Les prestataires sélectionnés sont alors invités à faire une présentation générale de leur solution. Lors de cette démonstration, l'entreprise peut se renseigner sur les fonctionnalités de la solution PIM proposée et poser ses questions. Elle peut également utiliser cette première présentation pour s'assurer que les prestataires ont une bonne compréhension de ses problématiques et apprécier la qualité des échanges avec eux.

Étape n°6 : Élaboration d'une liste restreinte

Suite à ces échanges, il est conseillé d'établir une liste restreinte (« short list ») des 2 ou 3 prestataires les plus intéressants pour pouvoir échanger plus en profondeur avec eux.

Une démonstration personnalisée s'appuyant sur un jeu de données de test fourni par l'entreprise avec une série d'actions qu'elle souhaite voir est, à ce stade, indispensable (ex : utilisation par des profils avec jeu de droits, export Excel personnalisé, modification par lot de tarifs…). Une telle démonstration s'apparente à un POC (Proof Of Concept). En imposant le même ensemble de contraintes à chaque solution PIM, la comparaison est bien plus facile et objective.

Dans le contexte d'un appel d'offres PIM, il est indispensable de demander aux prestataires de faire l'effort de présenter un POC. La mise en place d'un PIM a un impact important sur l'entreprise, sa production et ses équipes : nouvelles méthodes de travail, nouvel outil logiciel, nouveaux processus… Le choix d'un PIM doit être effectué avec professionnalisme et attention.

C'est également à cette phase du projet que sont présentés les aspects techniques, fonctionnels, financiers et contractuels de chacune des offres sélectionnées dans la short list.

Étape n°7 : Choix du prestataire et contractualisation

En s'appuyant sur tous ces éléments (analyse de marché, étude des dossiers de consultation, échanges…), l'entreprise est en mesure de choisir un prestataire. Elle doit aussi revenir vers ceux qui n'ont pas été retenus pour les informer de son choix final et des raisons qui ont motivé ce choix.

La phase de contractualisation a pour objectif de finaliser et signer la documentation contractuelle contenant tous les éléments qui ont été négociés durant la phase précédente.

Choisir un partenaire compétent et fiable est essentiel pour garantir la réussite d'un projet PIM et implique de réaliser un appel d'offres qualitatif. Pour y parvenir, il faut constituer un dossier de consultation solide qui contient un tableau d'appel d'offres clair et structuré. Ce tableau permet de s'appuyer sur des critères pertinents pour comparer différentes solutions PIM entre elles.

¹ Ventana Research. Building a Business Case for PIM. ventanaresearch.com.