Die Einführung eines PIM-Tools ist ein wichtiger Schritt bei der Neugestaltung des Produktreferenzsystems und Entwicklung des Informationssystems eines Unternehmens.
Hier finden Sie einige Ratschläge für eine erfolgreiche Durchführung dieser Projektart.
1-Bestandsaufnahme machen
Vor der Einführung eines neuen Produktreferenzsystems sollten Sie sich unbedingt die Zeit nehmen, Ihre internen Vorgänge und Ihr Datenmodell zu analysieren.
Das Ziel besteht darin, Schwachpunkte, zeitaufwendige Aufgaben und wiederkehrende Aktionen in Ihrer aktuellen Organisation zu identifizieren. Auf dieser Grundlage werden Sie die Anforderungen bestimmen können, die im Rahmen des PIM-Projekts zu erfüllen sind.
In dieser Phase vor dem Projekt können Sie:
- die genutzten Tools,
- die Flüsse und Formate für den Datenaustausch,
- die auszufüllenden Kanäle,
- die Produktionsfristen erfassen.
- Hören Sie Ihren Teams zu und nehmen sie alle Bemerkungen ernst, um eine breitere Perspektive in Bezug auf die Schwierigkeiten des Alltags und die Verbesserungsachsen zu erhalten.
2-Projektumfang definieren
Man sollte nicht vergessen, dass ein PIM kein ERP oder CRM ist: auch wenn das PIM Produktinformationen zentralisiert, kann es nicht unbedingt alle Tools Ihres Informationssystems ersetzen. Eine vorläufige Analyse Ihrer internen Organisation ist erforderlich, um das Interesse der verschiedenen Tools zu identifizieren und einzuschätzen, ob deren Nutzung für die Ausfüllung des Datenmodells in Frage gestellt werden muss. Es ist manchmal vernünftiger, Kommunikationsflüsse zwischen diesen Tools und dem PIM zu planen als alles direkt ins PIM eingeben zu wollen. In bestimmten Abteilungen ein neues Tool durchzusetzen, kann sich als kontraproduktiv erweisen, wenn ihre Arbeitsmethoden mit den ihnen zur Verfügung stehenden Softwares bereits effizient sind.
Bestimmen Sie die Verantwortungsbereiche jeder Person in dem neuen Modell: wer kümmert sich um was? Wie sehen die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Beteiligten aus? Erstellen Sie die verschiedenen Dateneingabe- und Datenvalidierungs-Workflows, um die gesamte Organisation Ihrer Teams klar und präzise zu schematisieren.
3-Das Projekt unter guten Bedingungen führen
3.1 Zeitraum für das Projekt realistisch stecken
Wenn man sein Informations- und Produktreferenzsystem überdenkt, bedeutet das nicht unbedingt, dass man von heute auf morgen bereits bestehende Methoden und Tools aufgibt. Es ist äußerst wichtig, sich die erforderliche Zeit für einen reibungslosen Übergang vom alten zum neuen Modell zu nehmen. Denken Sie zum Beispiel daran, vorübergehende Austauschflüsse zwischen dem neuen System und dem Bestehenden zu schaffen, um mit dem Aufbau des Produktreferenzsystems parallel zu den Alltagsaufgaben voranzukommen.
Gehen Sie schrittweise vor und vermeiden Sie so das Everest-Syndrom: es ist lohnender, schrittweise voranzugehen und regelmäßige Ziele zu erreichen als auf das Ende des Projekts warten zu müssen, um die Vorteile des neuen Systems nutzen zu können.
Wenden Sie die Leitsätze der Agile-Methode an: identifizieren Sie die relevanten Schwerpunkte, die eine Unterteilung der Referenzierung in iterative Partien ermöglichen, zum Beispiel indem Sie Ihre Produktreihen nacheinander bearbeiten oder die Referenzierung durch eine logische Gruppierung von Attributen aufteilen (zuerst die technischen Daten, dann die Marketingdaten, usw.).
Beginnen Sie mit der Bearbeitung einfacher Daten (eine bereits bestehende Strukturierung in einem Tool des Informationssystems, wenig empfindliche Daten ohne kurzfristige Fälligkeiten, usw.), bevor Sie die komplexeren Teile in Angriff nehmen.
Eine Methode, die sich bewährt hat, ist die Einführung einer „Proof of Concept“-Phase (Machbarkeitsnachweis). Mit dem POC kann die Ausführbarkeit des Projekts in verkleinerter Form mit einem Pilotenteam und einem partiellen Datensatz getestet werden. Sie können auf diese Weise die Ausführbarkeit des Modells und neue Verfahren überprüfen, bevor Sie das Projekt auf den ganzen Umfang ausweiten.
Der Hauptvorteil hier besteht darin, sich die Möglichkeit zu lassen, falls erforderlich zurückzugehen oder bei Schwierigkeiten Änderungen vorzunehmen.
3.2 An das Wohlbefinden der Benutzer denken
Vergessen Sie nicht, dass Ihre Benutzer Zeit für die Umsetzung des Projekts benötigen: passen Sie die Arbeitszeiten an, damit sie sich mit dem neuen Tool schrittweise vertraut machen können und nicht das Gefühl eines radikalen Bruchs mit ihren alten Arbeitsmethoden haben.
Umgeben Sie sich mit „Schlüsselbenutzern“, die für Ihre internen Teams als Sponsoren agieren und die Eingewöhnung erleichtern. Es ist angenehmer, auf Fragen und Sorgen zu lösen, wenn man den gleichen Alltag hat.
Werden Sie sich bewusst, dass ein PIM-Projekt kein wirkliches „Ende“ hat. Setzen Sie auf Erfahrungsberichte von Benutzern und Ihre neuen Anforderungen, um Ihre Struktur und/oder Ihre Arbeitsprozesse weiterzubringen.