In Unternehmen müssen zahlreiche Dokumente validiert werden: Geschäftsangebote, HR-Verträge, Rechnungen, ... Für die Mitarbeiter bedeutet dies ein reger E-Mail-Austausch und eine regelmäßige Überprüfung, ob die Dokumente validiert sind.
Ein modernes und leistungsstarkes Workflow-Tool hilft Ihnen, dieses Hin- und Hersenden von E-Mails zu vermeiden und diesen Prozess effizienter zu gestalten. Es bietet zahlreiche Vorteile, wie die Verringerung der Anzahl von Fehlern, Zeitgewinn, bessere Zusammenarbeit, ...
Entdecken Sie die Herausforderungen, die mit der Validierung von Dokumenten in Unternehmen einhergehen und wie sich dieser Prozess mit Workflow-Tools optimieren lässt.
E-Mails: Herausforderungen, die mit der Validierung von Dokumenten einhergehen
Die Qualität von Informationen sichern
Damit ein Dokument validiert wird, muss es an die Person gesendet werden, die für die Validierung verantwortlich ist. Wenn es nicht validiert ist, müssen Änderungen und/oder Anpassungen in der Datei vorgenommen werden, bevor es erneut zur Validierung gesendet wird.
Sehr häufig müssen in diesem Prozess manuelle Aktionen vorgenommen werden: die Datei muss mehrmals geändert werden, sie muss umbenannt werden, sie muss als Anhang zu einer neuen E-Mail hinzugefügt werden, ... Bei solchen Arbeitsmethoden besteht das erhöhte Risiko, dass es mehrere Versionen von ein und demselben Dokument gibt. Das führt zu Fehlern: Versand der falschen Version des Dokuments, Fehler in der Umbenennung der gesendeten Datei, unvollständige und/oder fehlerhafte Informationen, ...
E-Mail-Austausch verfolgen
Bei der Validierung eines Dokuments spielen mehrere Personen eine Rolle und die steigende Anzahl der Interaktionen kann sich schnell als kontraproduktiv erweisen.
Was passiert, wenn beispielsweise mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Hierarchiestufen ein Dokument validieren müssen? Jeder muss es überprüfen, seine Meinung geben und es werden viele E-Mails mit niedrigem Mehrwert hin- und hergesendet: „Ok“, „Erhalten“, „Danke“, ... Wegen solcher Nachrichten läuft der Posteingang der Empfänger über.
Im Unternehmen haben Mitarbeiter durchschnittlich mehr als 200 empfangene Nachrichten1 in ihrem Posteingang, sie erhalten täglich 120 zusätzliche E-Mails1 und beantworten nur 25 % aller dieser Nachrichten1.
Die richtigen Informationen finden
Im Rahmen des Validierungsprozesses eines Dokuments müssen die Mitarbeiter Änderungen in der betroffenen Datei vornehmen. Um diese Änderungen wiederzufinden, haben sie keine andere Möglichkeit als in den älteren Versionen dieser Datei zu suchen.
Dafür müssen sie ein langes und zeitaufwendiges E-Mail-Suchverfahren anwenden: den Namen des Absenders und/oder den genauen Namen der Datei in die Suchleiste eingeben, viele Suchergebnisse durchlaufen, Filter benutzen, ...
Durch diesen ganzen Prozess geht im globalen Validierungsprozess von Dokumenten viel Zeit verloren: im Durchschnitt verlieren sie 28 % der Arbeitszeit2 , um ihren Posteingang zu verwalten und 20 %2, um die richtigen Informationen zu finden.
Workflow-Tools für einen effizienteren Validierungsprozess Ihrer Dokumente
Workflow: Definition
Workflow bedeutet „Arbeitsfluss“ auf Deutsch und ein Workflow besteht darin, eine Aufgabe von Anfang bis zum Ende über einen „sequenziellen Prozess“ durchzuführen.
Beim Validierungs-Workflow werden die Schritte zur Validierung eines Dokuments organisiert und automatisiert.
Die Vorteile eines Workflow-Tools
Eine bessere Definition der Rechte und Rollen
Ein Workflow-Tool kann die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren, die in der Gestaltung eines Dokuments involviert sind, verbessern. Über eine einzige Schnittstelle hat jeder eine definierte Rolle und kann das Dokument gemäß seinen Rechten mit Anmerkungen versehen, kommentieren und/oder korrigieren.
Mit diesem Tool wird auch der Austausch effizienter. Für jedes angesprochene Problem wird automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail an den betroffenen Mitarbeiter gesendet, damit er sich über die Schnittstelle anmelden und schnell auf das Problem reagieren kann.
Eine Verfolgung des Fortschritts der Dokumente in Echtzeit
Ein Workflow-Tool ermöglicht eine bessere Verfolgung des Fortschritts eines Dokuments bis zu seiner Validierung.
Die im Validierungsprozess betroffenen Mitarbeiter haben eine Übersicht über die verschiedenen zu realisierenden Aufgaben, um diese Validierung vorzunehmen. Dank der unterschiedlichen Status (zu korrigieren, Validierung ausstehend, validiert, ...) können sie alle Schritte verfolgen. Wenn sich der Workflow-Status des Dokuments ändert, wird automatisch eine E-Mail an den betroffenen
Mitarbeiter gesendet, der jeden Schritt des Dokuments in Echtzeit verfolgen kann.
Das PIM: ein effizientes Workflow-Tool für die Validierung Ihrer Dokumente
Für einen effizienteren Validierungsprozess von Dokumenten haben sich zahlreiche Unternehmen für Workflow-Tools entschieden: 36 % der Unternehmen2 verwenden sie täglich.
Zu diesen Tools gehört das PIM (Product Information Management). PIM-Lösungen verfügen über erweiterte Funktionen zum Workflow und zur Verwaltung der Rechte für einen effizienteren Validierungsprozess Ihrer Dokumente. PIM-Lösungen organisieren die Rechte und Rollen mehrerer Akteure (Korrekturlesen, Korrektur, Validierung, ...). Sie ermöglichen eine optimale Qualitätssicherung der Informationen und eine Verfolgung des Fortschritts der Dokumente in Echtzeit bis zur Validierung.
1
Plummer, M. (2019, Januar 22). How to Spend Way Less Time on Email Every Day. Harvard Business Review.
2
The social economy : Unlocking value and productivity through social technologies. McKinsey & Company.
3
50+ Workflow Automation Statistics & Trends for 2023 - Kissflow. (2023, Januar 26). Kissflow, Inc.