En entreprise, de nombreux documents doivent être soumis à validation : propositions commerciales, contrats RH, factures… Pour les collaborateurs, cela implique de multiplier les échanges d'emails et de s'assurer systématiquement qu'ils soient validés.
Pour éviter ces allers-retours et gagner en efficacité dans ce processus, l'utilisation d'un outil de workflow moderne et performant est essentielle et apporte de nombreux avantages : diminution des erreurs, gains de temps, meilleure collaboration…
Découvrez les challenges autour de la validation des documents en entreprise et comment les outils de workflow permettent d'optimiser ce processus.
Emails : les challenges autour de la validation des documents
Garantir la qualité de l'information
Pour qu'un document soit validé, il doit être envoyé à la personne en charge pour approbation. S'il n'est pas validé, des modifications et/ou des révisions doivent être effectuées sur le fichier avant d'être envoyé de nouveau pour validation.
Très souvent, ce processus implique de multiplier les interventions manuelles : modifier le fichier à plusieurs reprises, le renommer, l'ajouter en pièce jointe d'un nouvel email… De telles méthodes de travail augmentent le risque de multiplier plusieurs versions d'un même document et favorisent la génération d'erreurs : envoi de la mauvaise version du document, erreurs dans le nommage du fichier envoyé, informations incomplètes et/ou erronées…
Suivre les échanges d'emails
Pour assurer le processus de validation d'un document, la multiplication des intervenants et des interactions peut rapidement devenir contre-productive.
À titre d'exemple, si plusieurs collaborateurs issus de niveaux hiérarchiques différents doivent valider un document : chacun devra le vérifier, donner son avis et multiplier les envois de messages à faible valeur ajoutée : « ok », « bien reçu », « merci »… De tels messages peuvent rapidement saturer la boîte de réception des destinataires présents dans la boucle d'email.
En entreprise, les collaborateurs ont en moyenne plus de 200 messages reçus1 dans leur boîte de réception, en reçoivent 120 supplémentaires chaque jour1 et ne répondent qu'à seulement 25% du total de ces messages1.
Trouver la bonne information
Dans le contexte du processus de validation d'un document, les collaborateurs doivent effectuer des modifications sur le fichier concerné. Pour retrouver ces modifications, ils n'ont pas d'autre choix que de rechercher les anciennes versions de ce fichier.
Pour cela, ils doivent passer par un processus de recherche d'email long et chronophage : saisir dans la barre de recherche le nom de l'expéditeur et/ou le nom exact du fichier, parcourir un grand nombre de résultats de recherche, utiliser les filtres…
Tout ce processus leur fait perdre un temps considérable dans le processus global de validation des documents : ils perdent en moyenne 28% de leur temps de travail2 à gérer leur boîte mail et 20%2 à y rechercher la bonne information.
Les outils de workflow : gagnez en efficacité dans le processus de validation de vos documents
Workflow : définition
Un workflow signifie « flux de travail » en français et consiste à mettre en place « un processus séquentiel » qui permet de réaliser une tâche, du début jusqu'à la fin.
Le workflow de validation est un type de workflow qui permet d'organiser et d'automatiser les étapes de validation d'un document.
Les avantages d'un outil de workflow
Une meilleure définition des droits et rôles
Un outil de workflow permet d'améliorer la collaboration entre les différents contributeurs impliqués dans la conception d'un document. Depuis une interface unique, chacun a un rôle défini et peut, selon ses droits, annoter, commenter et/ou corriger le document.
Cet outil permet également de fluidifier leurs échanges et gagner en efficacité. Pour chaque problème soulevé, une notification est envoyée automatiquement par email au collaborateur concerné pour lui permettre de se connecter à l'interface et réagir rapidement au problème.
Un suivi en temps réel de la progression des documents
Les outils de workflow permettent un meilleur suivi de la progression des documents jusqu'à validation.
Les collaborateurs impliqués dans le processus de validation du document ont une vue d'ensemble des différentes tâches à accomplir pour assurer cette validation. Grâce à différents statuts (à corriger, en attente de validation, validée…), ils peuvent suivre toutes les étapes de sa progression. Lorsque l'état de workflow du document change, un email est automatiquement envoyé au collaborateur concerné qui peut suivre en temps réel chaque étape d'avancement du document.
Le PIM : un outil de workflow efficace pour valider vos documents
Pour gagner en efficacité dans le processus de validation des documents, de nombreuses entreprises ont recours à des outils de workflow : 36% des organisations2 les utilisent quotidiennement.
Parmi ces outils, les solutions de PIM (Product Information Management). Les PIM disposent de fonctionnalités avancées de workflow et gestion des droits et permettent de gagner en efficacité dans le processus de validation des documents. Les PIM organisent les droits et rôles de plusieurs contributeurs (relecture, correction, validation…), permettent un contrôle optimal de la qualité de l'information et un suivi en temps réel de la progression des documents jusqu'à validation.
1
Plummer, M. (2019, 22 janvier). How to Spend Way Less Time on Email Every Day. Harvard Business Review.
2
The social economy : Unlocking value and productivity through social technologies. McKinsey & Company.
3
50+ Workflow Automation Statistics & ; Trends for 2023 - Kissflow. (2023, 26 janvier). Kissflow, Inc.